Kreativität trifft auf Organisation

10. Jan 2021 | Agency Life

Der Jahresplan … schon beim Wort „Jahresplan“ ist man als Kreativer, aber auch Nicht-Kreativer, oft überfordert. Wie soll man am Ende des Jahres wissen, was das neue Jahr bringt? Außerdem glaubt man doch eh immer zu wissen, was man zu tun hat. Aber macht man es dann auch?

Genau deshalb ist eine gute Planung äußerst beruhigend, für das eigene Wohlbefinden und für die Effizienz sowieso. Hier nun ein kleiner Überblick über die Basics bei der Jahresplanung, damit man nicht gleich den Kopf in den Sand steckt und erst gar nicht damit beginnt. Diese Art der Planung ist natürlich auch für einzelne Projekte gut anwendbar.

Übersicht verschaffen für die Jahresplanung

Am besten vom Naheliegenden immer mehr ins Detail gehen. Wir sehen oft den Wald vor lauter Bäumen nicht. Daher am besten immer mit flexiblen Methoden arbeiten. Da wären wir zB beim allseits beliebten Post-It. Schreibt eure Hauptthemen/Hauptkategorien einfach mal auf etwas größeren Post-Its auf. Ihr werdet sehen, dass schon jetzt mehr Punkte anstehen als gedacht. 

Diese Hauptthemen könnten zB sein: Neukundengewinnung, Website erstellen/überarbeiten, Blog erstellen/strukturieren, Anzeigen schalten, Newsletter, neue Drucksorten usw. 

Aber auch so Themen wie Weiterbildung oder „No-Gos“ sollen nicht fehlen. Weiterbildung ist im Normalfall keine private Beschäftigung! Wenn ihr in Zukunft mehr im Bereich Social Media aktiv sein wollt, dann ist die Weiterbildung in diesem Bereich natürlich Unternehmensaufgabe und fällt nicht ins Privatleben. 

Auch die „No-Gos“ sind sehr wichtig. Wisst ihr erstmal, was ihr auf keinen Fall wollt, seht ihr auch viel klarer in welche Richtung ihr gehen möchtet. 

 

Tools für die bessere Planung

Für den Anfang könnt ihr mit der Low-Budget Variante, mittels Stift und Zettel, eine gute Übersicht verschaffen …

  • Post-Its/Zettel beschriften und legen
  • Tabellenkalkulationsprogramme

Cloud Tools wie:

… sind bei größeren oder vielen Projekten auf jeden Fall empfehlenswert. Die monatlichen Kosten, je nach Package, sind immer sehr ähnlich und auch wirklich überschaubar!

 

Jahresplanung: Details, Details, Details

Habt ihr eure größten Baustellen zusammen, geht ihr bei jedem Punkt in die Tiefe. Es macht keinen Sinn sich aufzuschreiben, dass ihr zB im Bereich Social Media aktiver sein wollt, wenn ihr keine klaren Ziele setzt. Dazu ist jetzt die Zeit. Wenn ihr das „Post-It-Ding“ durchzieht, sind jetzt die etwas Kleineren an der Reihe. Natürlich bitte auch mit jedem Online Tool eurer Wahl. Wir verbringen auch nicht den halben Tag damit, Post-Its zu kleben, die uns dann der Wind verweht. Aber hin und wieder macht es im Kreativ-Prozess auch durchaus Sinn, nicht gleich alles ins Programm zu klopfen, sondern mal zu „spielen & basteln“.

Überlegt euch genau welche Punkte anstehen und splittet sie so genau wie möglich auf. Anhand des Beispiels Social Media kann es wie folgt aussehen:
Social Media wird erstmals in die Plattformen aufgespalten welche ihr bespielen wollt, wie zB Facebook und Instagram, dann möchtet oder müsst ihr euch in diesen Bereichen vielleicht auch noch weiterbilden. Schon überschneiden sich die Bereiche Social Media + Weiterbildung auch etwas. Aber beginnen wir mal klein …

Facebook splitten wir zB in: Themen Recherche, Content Plan Erstellung, Textaufbereitung, Bildaufbereitung, Schaltplan für Beiträge erstellen, relevanten Gruppen beitreten, kommentieren von Beiträgen, Weiterbildung bzgl. Anzeigenschaltung, Weiterbildung im Bereich Fotografie für Social Media usw.

Kurzum: Ihr schreibt einfach alle To-Dos auf, die bei diesem Thema zu erledigen sind! Und das natürlich bei jedem Thema, welches sich ergeben hat. Instagram, Blog, Drucksorten die wieder in ihre Einzelteile wie Folder und Flyer inkl. Inhaltsrecherche, Textierung, Bilder, Druckerei Recherche usw aufgespalten werden. Geht hier inhaltlich einfach extrem ins Detail, so dass ihr keine To-Dos vergesst.

 

Kein Jahresplan ohne Zahlen

Zahlen, neben der allgemeinen Detailplanung auch noch so ein Thema, welchem sich keiner annehmen will. ABER! Kein Jahresplan ohne Zahlen. Und ich denke, genau das ist auch der Hauptfehler bei vielen Plänen. Die Pläne sind da, nur leider nicht die gesetzten Ziele in Form von Zahlen!

Diese Zahlen äußern sich natürlich in Form von Deadlines. Kein Task ohne eine festgelegte Deadline. Da müsst ihr einfach etwas Druck aufbauen 😉 Darum ist es meist sehr sinnvoll, die einzelnen Tasks sehr stark runter zu brechen. So wie bei Punkt zwei nicht nur „Beiträge erstellen“, sondern dies in Recherche, Textierung, Bildmaterial usw. aufsplitten.

Sind die Deadlines festgelegt, geht es dann ans Eingemachte. Was wollen wir mit den erledigten Tasks erreichen? So ist es zB bei der Neukundengewinnung, die Zahl der gewonnen Neukunden, aber auch der Umsatz der durch den ein oder anderen Neukunden erzielt werden soll. Und dann noch das Datum bis wann wir diese Zahlen erreicht haben sollen. Im Bereich Social Media kann es zB bei Instagram eine bestimmte Anzahl an Followern bis zum Tag X sein, oder X Kooperationen, die zustande kommen sollen. 

Nur wenn ihr Zahlen festlegt und abgleicht, könnt ihr eure Arbeit kontrollieren und nachjustieren. Leute! „Mehr posten als im letzten Jahr …“ ist keine Zahl, dann könnt ihr die Planung nämlich auch gleich bleiben lassen 😉 

 

Kein Jahresplan ohne Kontrolle

Jetzt haben wir die detaillierten Inhalte und alles mit Zahlen versehen. Ab in die Umsetzung. Arbeitet eure To-Dos laut Deadlines kontinuierlich ab. Am besten legt ihr euch dazu Listen an, oder arbeitet mit speziellen Marketing Tools aus dem Netz. Excel (Hass-Programm Vieler) kann hierbei zum Einstieg ein Freund sein. Listen zum abhaken, Timelines in denen ihr zB farblich kennzeichnet, in welchem Zeitraum sich welche To-Dos abwickeln. Vor allem wenn mehrere Personen beteiligt sind, eignen sich solche Timelines. Ihr seht auf den ersten Blick, was in Woche XY zu erledigen ist und von wem es erledigt wird. 

Tragt alle eure Daten zu den einzelnen Tasks ein, wie zB Insights von Instagram Beiträgen. Immerhin müsst ihr wissen wer eure Zielgruppe ist, wann diese online ist, wie oft geliked wird, wie oft kommentiert wird usw. Das heißt testen, kontrollieren, nachjustieren, testen, kontrollieren … willkommen in der Welt von Zahlen und Fakten. Nirgends kann man Daten so einfach erheben, wie in der heutigen virtuellen Welt. Da sind ausgesendete Druckunterlagen schon viel schwieriger zu reporten!

Und? Habt ihr schon euren Jahres-, Quartals-, Monats- oder Projektplan erstellt oder wurschtelt ihr noch dahin? 

Im übrigen gibt es bei uns diese Pläne für jeden Kunden und jedes Projekt. To-Do Listen abhaken macht aber auch einfach sehr viel Spaß!

Die wichtigsten Steps

Step 1:
Übersicht

  • Hauptthemen festlegen
  • Weiterbildungsmöglichkeiten
  • No-Gos festlegen

Step 2:
Details

 

  • Sub-Themen aufschlüsseln
  • Sub-Themen auf einzelne Tasks runterbrechen
  • Tasks Personen zuordnen

Step 3:
Zahlen & Daten

  • Tasks mit Deadlines versehen
  • Ziele mit Zahlen versehen

Step 4:
Kontrolle & Anpassung

  • Zahlen kontrollieren
  • Tasks laufend optimieren
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